雖則如此，但如果粗放地一攬到底，蠻攬、瞎攬，豈不成了神憎鬼厭的發小廣告的了?借用新聞學5W理論，我們嘗試總結一下體面地群發郵件的WHO、WHAT、WHEN、HOW。

　　WHO

　　群發郵件這個“群”字是最為難以拿捏的。既然想得到要群發，表示事情必有多方知會的需要。這么一來，不患寡而患不均，必須避免遺漏利益相關方。但事實上，卻并不是群發的人越多越好。這里有一個人多口雜的道理，發得越多常常導致項目進度越慢。萬一過程中出現了小插曲，也因而難以在小范圍內文過飾非。因此我們可以考慮在群發項目決策性郵件的時候，對外以公司為單位，對內以公司內部的小團隊為單位，每一個團隊只發給最對口的一位負責人即可，無需把相關團隊的所有人的都包攬進來。

　　同時應注意區分郵件里面的“收件人”欄和“抄送”欄。那些你希望他務必給予意見和確認的人放在收件人。所謂禮貌性知會的打醬油人士放在抄送，祈求被抄送君有自知之明，得了尊重則已，少摻和事情。

　　當然我們也經常有需要發送全體(To all)的時候。比如說當你的項目獲得了一定的成績，你美其名曰希望跟大家分享你的心得體會，實際是想得體地得瑟一把的時候。寫這種昭告天下的郵件切記得瑟過頭，要記得這里的all，并不真的是公司里面的所有人。有些公司設有發給所有人的郵件短碼，建議慎用慎用。

　　分享項目成果的郵件需要有一條黃金分割線，這條線是指你抄送的人里面不應該有比你的上級經理更高級別的領導。有了這條黃金分割線，你的上級經理才能體面地在你的郵件之上添加幾句稱贊你的說話，然后再由他抄送給再上一級的領導。如此你和你的直線經理才能相得益彰，哥倆好，混到老。

　　WHAT& WHEN

　　群發郵件的內容，無疑以上述提到項目決策和分享成果為主。當然還有不少人巧妙地利用它來刷職場存在感，進行自我營銷。常見的內容如通過關于行業發展的分享、探討表現自己的大局觀和前瞻性的。甚至還有人用群發郵件來聯絡同事感情的。如此看來，這群發郵件也是一種小范圍的隱形社交媒體。

　　但正如微博營銷會分析不同內容的最佳發布時間一樣。同一個關于美食的帖子發在早上十一點半和一點半，收到的效果可能相差不止一半。利用群發郵件刷職場存在感，同樣要有度有原則，講究內容和發送時間的結合。

　　一般而言，在上班的“高瘋時段”(9am-5pm)，只能發跟工作直接相關的事宜，如項目決策、成果分享等。而在辦公室人心渙散時段(9am之前，5pm之后)可以適度進行行業分享，前提是與工作間接相關的。以此可突顯在大家在精神打醬油的時候，你還在憂國憂民。

　　有些人喜歡在周末下班前發一些冷笑話集錦，并附上一個happy weekend用以聯絡感情。這里的建議是NEVER。其一是大家會想到雖然是下班前發的，但內容肯定是你上班的時候收集的吧。其二，利用公司的郵件系統、電腦、電費來發與工作無關的東西，也難免落人口實。

　　HOW

　　最后值得一提的是，似乎還有沒有開化的人不知道有一個功能叫秘密抄送!資深采購大哥毛大章最近在微博分享了一個郵件截圖，是某供應商發送給行業中各大公司的采購負責人的。郵件的收件人里面清楚標明各家不同公司的名稱和收件人的全名甚至職位。毛大章調侃到，“哪位獵頭需要高清版請私聊”。

　　試問經此一役，試問哪位采購經理還敢用這樣不拘小節、粗枝大葉的供應商呢。事實是，很多情況下你的收件人之間是不知道也不必要知道對方的。如果你不太了解他們之間的各種厲害關系，尤其是給公司外部的群發郵件，秘密抄送能夠很好地幫助你避免尷尬。

　　有人會問五個W為何只剩下四個了?缺的一個是WHY。郵件群發的初衷顯而易見，是知會事情的眾多利益相關方，把信息一并統發，求的是快捷省事。由于群發郵件涉及的人眾多，在點發送鍵之前，務必先預留五分鐘給自己靜下心來，想一想WHY。這個郵件是不是真的需要發?回顧一下之前談到的4W，這個郵件發出去是否真的能夠達到群發郵件“省事”的初衷?若此封發了反會“添事”，那便大可不必，快快撤了為妙。